Обзор VentaFax

VentaFax - автоматизация отправки и приемки факсов

каталог статей
20.05.2010
Как показывает практика, к сожалению, интернет далеко не всегда используется во благо компании. По данным статистики, при отсутствии контроля доступа в интернет, 46% ежедневного интернет-трафика приходится на долю опасных и ненужных ресурсов; 22% на долю ресурсов, полезность которых весьма спорна, и только 36% признаны имеющими отношение к работе.
18.05.2010
Итак, Вам нужен принтер. Но какой выбрать принтер из огромного выбора, имеющегося в компьютерных магазинах? Как не ошибиться и не купить то, что Вам не нужно, послушав неграмотного консультанта, или консультанта, сознательно вводящего Вас в заблуждение?
12.05.2010
Использование факсимильных аппаратов давно и прочно вошло в нашу жизнь и даже с широким распространением электронной почты их актуальность не становится меньше - многие люди по-прежнему больше доверяют бумаге, нежели электронному письму, которое "к делу не пришьешь".
06.05.2010
Количество пользователей растет, база 1С пухнет, имеющаяся машина, используемая в качестве сервера, не справляется с нагрузкой, производительность падает, увеличивается время восстановления после сбоев, уменьшается скорость обслуживания клиентов, компания несет убытки, руководство рвет и мечет, специалист по ИТ заявляет о необходимости покупки нового сервера - наверно все рано или поздно сталкивались с подобной проблемой. Итак, мы встали перед выбором - купить сервер или обычный системный блок, но помощнее.

Автоматизация отправки и приемки факсов

Использование факсимильных аппаратов давно и прочно вошло в нашу жизнь и даже с широким распространением электронной почты их актуальность не становится меньше - многие люди по-прежнему больше доверяют бумаге, нежели электронному письму, которое "к делу не пришьешь".
Если рассмотреть стандартный процесс передачи факса, то это выглядит так: распечатываем сообщение, подлежащее передаче (например, именное коммерческое предложение), на принтере, отправляем по факсу, оригинал сообщения на бумаге либо уничтожаем, либо аккуратно складываем на стол, откуда впоследствии он все равно с огромной долей вероятности попадет в мусор. В итоге мы тратим бумагу, расходные материалы и захламляем стол макулатурой.
Процесс приема, сортировки и хранения факсов (в случае большого документооборота) так же может доставлять определенные неудобства - бумаги теряются сотрудниками; сообщение, принятое в автоматическом режиме без человека, в виде аккуратного рулона падает за стол, обрезанное ножом и исчезает там навсегда; факс, принятый на термобумаге и забытый на подоконнике выгорает под солнечными лучами и становится просто нечитаемым...
Однако прогресс не стоит на месте и компания Venta разработала программный продукт VentaFax, осуществляющий прием и отправку факсимильных сообщений. Причем прием и отправка - это только вершина айсберга. Посмотрим, что скрывается под водой.

Факс
Отправка документов по факсу из любого приложения Windows. Программа позволяет отправить документ по факсу из любого приложения Windows, напечатав его на виртуальный принтер VentaFax, который появится в системе при правильной установке программы - теперь нет необходимости распечатывать сообщение перед отправкой на принтере!
Прием и передача цветных и черно-белых факсов в ручном и автоматическом режиме. Программа позволяет принимать и отправлять факс вручную, не разрывая соединения, или отправить факс с набором номера модемом.
Реплика перед передачей факса. Если, при отправке факса, программа обнаружит, что ей ответили голосом, она сможет перед передачей факса воспроизвести в линию заданную заранее реплику, например: "Примите, пожалуйста, факс".
Массовая автоматическая рассылка по расписанию. Бизнес-версии VentaFax позволяют осуществлять массовую рассылку факсов автоматически по заранее созданному расписанию.
Преобразование факсов в формат PDF. В бизнес-версиях предусмотрена возможность автоматического преобразования входящих факсов в формат PDF. Кроме того, такое преобразование возможно и при передаче факса по электронной почте.

АОН
"Черный" и "белый" список номеров. Списки предназначены для фильтрации входящих звонков по результату определения номера.
Проговаривание номера голосом. Определившийся номер может быть воспроизведен голосом через звуковое устройство компьютера.
Переопределение параметров автоответчика. В зависимости от определившегося номера можно переопределить приветственную реплику автоответчика или другие его параметры.
Вывод данных о звонящем. В специальном окне выводится не только определившийся номер, но и данные о звонящем, найденные в справочнике.

Голосовые возможности
Запись телефонного разговора. В программе реализована возможность записать разговор по телефону на диск в виде звукового файла.
Автоматическая регистрация телефонных разговоров. Позволяет либо записывать разговор, либо просто зафиксировать в журнале момент начала и длительность разговора. Можно регистрировать как входящие звонки, так и исходящие. Также может быть зафиксирован и номер телефона, с которого звонили на ваш телефон или на который звонили с вашего телефона, если это позволяют возможности модема и телефонной станции (АТС).
Спикерфон (разговор через модем). Позволяет использовать голосовой модем вместо телефонного аппарата для осуществления обычного телефонного разговора. Работает не со всеми модемами.
Рассылка голосовых сообщений. Кроме рассылки факсов, бизнес-версии программы позволяют осуществлять массовую рассылку голосовых сообщений (телефонограмм) по расписанию с возможностью записи ответа.
Использование технологии Text-to-Speech для формирования голосовых сообщений, используемых программой. Программа может воспроизводить через модем в телефонную линию или через звуковое устройство компьютера не только заранее подготовленные звуковые файлы (*.WAV), но и текстовые файлы (*.TXT или *.MIX). Во втором случае происходит так называемое преобразование текста в речь (по-английски Text-To-Speech или TTS). Преобразование производится с помощью речевых модулей (TTS Engine), которые должны устанавливаться отдельно.

Автоответчик
Распознавание голос/факс/данные. При входящих звонках программа сама определит, идет ли попытка передать факс или что-то сообщить, самостоятельно включив прием факса или запись голосового сообщения. Если распознан вызов в режиме данных, то он может быть передан ожидающему такого вызова приложению, например, серверу удаленного доступа Windows (RAS).
Дистанционное тональное управление. Позволяет дистанционно с помощью тоновых команд управлять своим автоответчиком, например, для прослушивания принятых в ваше отсутствие сообщений.
"Почтовые ящики" для факсов и голосовых сообщений. Позволяет организовать неограниченное число (в бизнес-версии) персональных почтовых ящиков. Доступ к почтовым ящикам осуществляется с помощью дистанционного управления.
Возможность создания системы голосовой и факс-справки. В бизнес-версии с помощью сценария дистанционного управления легко организуется система голосовых меню с дистанционным управлением для создания системы голосовой и факс-справки.
Перенаправление принятых сообщений на другой телефонный номер. Эта функция работает как с факсами, так и с голосовыми сообщениями. Доступна только в бизнес-версиях программы.

Интерфейс
Уникальный интерфейс с виртуальным факс-аппаратом. Человеку, которому когда-либо доводилось пользоваться аппаратным факсом, автоответчиком или АОНом, не составит никакого труда пользоваться VentaFax.
Отображение приема/передачи факса в реальном времени. Позволяет следить за процессом приема /передачи по аналогии с аппаратным факсом.
Возможность смены скинов. Можно измененить внешний вид Главного приложения с помощью механизма скинов. Также можно изменить цвет фона.

Интеграция с другими программами
Возможность запуска программы с параметрами. Позволяет, например, автоматизировать помещение заданий для рассылки сообщений в расписание.
Использование плагинов. Позволяет подключать плагины (дополнительные модули), например, для сохранения результатов рассылки в собственных базах данных (только в бизнес-версиях).

Интеграция с электронной почтой
Отправка файлов голосовых и факсимильных сообщений как вложений. Подготовленное сообщение может быть отправлено по электронной почте как вложение.
Размещение принятых сообщений в папке "Входящие" почтовой программы. Принятые сообщения могут размещаться в папке для входящих сообщений почтовой программы по умолчанию, что позволяет вести архив принятых сообщений и в любой момент найти старое письмо, так же как это легко делается в почтовых клиентах.
Автоматическое уведомление о принятых сообщениях (а в бизнес-версиях - и отправка самих сообщений) по электронной почте. В версиях VentaFax Private и VentaFax MiniOffice можно организовать уведомление обо всех принятых сообщениях на единственный адрес электронной почты. В бизнес-версиях может быть организовано как уведомление о принятых сообщениях, так и пересылка самих сообщений по разным адресам электронной почты по установленным правилам. Различные правила могут устанавливаться в зависимости от номера телефона, идентификатора факса, типа сообщения (голос/факс) и номера виртуального "почтового ящика" пользователя. Таким образом у секретаря отпадает необходимость принимать, сортировать и разносить факсы абонентам - все это делает программа VentaFax абсолютно самостоятельно.

Другие функции
Автодозвон. Позволяет легко дозвониться до нужного абонента, даже если его номер часто бывает занят. Программа умеет определять сигналы "занято", даже если это не умеет делать модем.
Доступ к адресной книге Windows и MS Outlook. Вы можете пользоваться адресной книгой Windows и/или MS Outlook как одним из справочников.

Бесплатная версия VentaFax называется Venta ZVoice, была разработана по заказу Российского представительства компании Zyxel и, соответственно, работает на модемах Zyxel сделанных исключительно для России.

При всем великолепии функционала программы и вполне гуманных ценах необходимо отметить один момент, о котором нельзя забывать. В случае возникновения необходимости отправки факса с печатью или подписью, такое сообщение все-таки придется распечатать, поставить печать и/или подпись, отсканировать и потом уже отправить с помощью программы VentaFax. Или после распечатки воспользоваться обычным факсимильным аппаратом.
Но есть и третий способ - вставить единожды отсканированную печать/подпись как картинку в документ, подлежащий отправке, и отправить такой комбинированный документ.
Несомненно, это потребует несколько дополнительных движений и, возможно, дополнительных пользовательских навыков по работе с офисными приложениями. Но стоят ли эти трудности тех перспектив, которые открывает программа VentaFax? - решать Вам.

Заказать программные продукты VentaFax в Краснодаре Вы можете обратившись к нам - мы обязательно поможем Вам подобрать наиболее подходящий для Ваших нужд продукт.

Статьи по теме
Компания Venta
Скачать Venta ZVoice

Оставайтесь с нами

Напишите нам

Вы можете отправить нам сообщение и мы свяжемся с Вами в удобное для Вас время:

Имя:

E-mail:

Телефон:

Удобная дата и время для звонка:

Сообщение:

Какое сегодня число (защита от роботов):

Поля выделенные жирным обязательны для заполнения